In de begroting 2017 lag voor het onderdeel ‘organisatieontwikkeling’ de focus op zes thema’s:
1. Werken aan een veilig en gezond werkklimaat;
2. Inzetten op een verlaging van de werkdruk, onder andere door efficiency;
3. Wendbare en flexibele organisatie: mobiliteit, gesprekscyclus en Hilversum Academie;
4. Aantrekkelijk werkgeverschap;
5. Managementinformatievoorziening HR;
6. Sociaal werkgeverschap.
We behandelen deze onderwerpen hieronder achtereenvolgens.

2.1. Werken aan een veilig en gezond werkklimaat
Naar aanleiding van het in 2015 door de CRG gestarte onderzoek naar het werkklimaat is Sociale veiligheid in 2016 als speerpunt benoemd. Het onderwerp is in 2016 uitgebreid in alle teams besproken en zijn er per team actieplannen gemaakt. In januari 2017 is de raad hierover geïnformeerd door middel van een Beeldvormende Sessie. In het Medewerkeronderzoek in 2017 zijn opnieuw vragen gesteld over de sociale veiligheid/ het werkklimaat. De conclusie van dit onderzoek is het onderwerp Sociale Veiligheid niet breed in de organisatie speelt. In mei heeft de raad hierover een wethoudersbrief ontvangen.
In 2017 zijn drie risico-inventarisaties en evaluaties (RI&E’s) uitgevoerd. Op basis van de adviezen zijn verbeteracties in gang gezet. Deze worden in 2018 afgerond. Eind 2017 hebben alle leidinggevenden (teammanagers en afdelingsmanagers) deelgenomen aan verzuimworkshops. Tijdens deze workshops is onder andere aandacht besteed aan regelgeving, het belang van preventie (bijvoorbeeld in relatie tot werkdruk) en de rolverdeling tussen leidinggevende, HR adviseur en bedrijfsarts.

2.2. Inzetten op een verlaging van de werkdruk, onder andere door efficiency
In 2017 is gestuurd op de werkdruk op het niveau van teams in de organisatie. Tussen de teams zijn er verschillen, waarbij de werkdruk voor sommige teams erg hoog was. Om hoge werkdruk op deze plekken te beheersen, is de capaciteit tijdelijk verruimd of is ingehuurd. De organisatie werkt in 2017 en 2018 langs drie sporen aan het krijgen van meer grip op de werkdruk:

• Meer nadruk op procesgericht werken. In 2017 zijn daarvoor 14 primaire en ondersteunende processen in beeld gebracht en geoperationaliseerd.
• Bij het doen van voorstellen komt nadrukkelijker de impact op de organisatie in beeld.
• Onderzoeken of bepaalde taken en werkzaamheden niet meer, of op een andere wijze uitgevoerd kunnen worden. Een concreet voorbeeld is het besluit een Citymarketingorganisatie op te zetten en de samenwerking met partijen in zorg/welzijn.

Het verlagen van de werkdruk is geen doel op zich. De organisatie moet in staat zijn om de veranderende en verhoogde dynamiek (meer initiatieven, meer vragen) aan te kunnen. Voor de komende jaren betekent dit dat de organisatie het procesgericht werken verder door ontwikkelt, samen met een digitale agenda die dat ondersteunt. De efficiency is nodig om de toenemende dynamiek in de samenleving aan te kunnen en niet zozeer om de organisatie qua omvang terug te brengen. In een continu veranderende organisatie zal altijd frictieruimte in de vorm van inhuur nodig zijn.

2.3. Wendbare en flexibele organisatie
Om een wendbare en flexibele organisatie te zijn, doen medewerkers en managers voortdurend nieuwe kennis en vaardigheden op. In de begroting werden daarvoor de instrumenten ‘mobiliteit’, ‘gesprekscyclus’ en de ‘Hilversum academie’ genoemd.

Hilversum academie
De gemeente investeert in de ontwikkeling van medewerkers door organisatie-brede leerprogramma’s aan te bieden via de Hilversum academie. De Hilversum academie is in 2017 nadrukkelijker gepositioneerd als spil in het opleiden van medewerkers. In 2017 zijn in de academie tijdens 35 opleidingen 864 personen getraind. Voorbeelden zijn trainingen in bestuurlijke besluitvorming, een masterclass ‘Griffie en Raad’, inkoop, projectmatig werken en contractbeheer.
Daarnaast is het proces van het verlenen van studiefaciliteiten aan individuele medewerkers en aan teams verbeterd. Daardoor is er meer overzicht en wordt er beter vastgelegd welke opleidingen er door medewerkers gevolgd worden. Na het centraliseren van het opleidingsbudget (€ 891.000,-), is hiermee een efficiencyslag tot stand gebracht, zowel in de administratieve verwerking als in de inkoop (en kosten) van opleidingen.

Gesprekscyclus
De toepassing van de gesprekscyclus is in 2017 verder geprofessionaliseerd. Alle medewerkers van de gemeente Hilversum doorlopen deze jaarlijkse cyclus. Als input voor de resultaats-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken wordt steeds meer gebruik gemaakt van 360 graden feedback. Voor de voorbereiding van de beoordelingsgesprekken wordt door leidinggevenden gebruik gemaakt van collegiaal overleg, wat de objectiviteit van de beoordeling vergroot.

Mobiliteit
Een van de resultaten van de gesprekscyclus is interne mobiliteit. Het instrumentarium (kaders, toolbox, coaching/loopbaanadviseurs) is in 2017 geactualiseerd en beter ontsloten voor medewerkers en leidinggevenden. Ten minste 80 medewerkers zijn hierdoor in een andere rol of functie gaan werken.

2.4. Aantrekkelijk werkgeverschap
De arbeidsmarkt wordt in snel tempo krapper. De uitdaging is om een aantrekkelijke werkgever te blijven. In de begroting is daarom ingezet op werving en selectie (o.a. het aantrekken van jong talent om daarmee een qua leeftijd evenwichtige organisatieopbouw van medewerkers te realiseren, ontwikkeling en opleiding (bijvoorbeeld de Hilversum academie) en het bevorderen van mobiliteit.
Zo is een vervolg gegeven aan het Generatiepact, waardoor in 2017 drie jongeren (lt27 jaar) zijn ingestroomd. Eind 2017 is een ontwikkelprogramma specifiek voor jonge ambtenaren (JUDOK) gestart. Naast interne mobiliteit is er meer geïnvesteerd in werving en selectie, is aan twee carrièrebeurzen deelgenomen en wordt samenwerking met de regio gezocht (Regioflex). Een aantal vacatures blijft moeilijk invulbaar, waardoor vaker een gerichte zoekopdracht wordt uitgezet.
In totaal was de instroom van nieuwe medewerkers 86 (ongeveer 12%).

2.5. Managementinformatievoorziening HR
Goed personeelsbeleid vraagt om efficiënte en waar mogelijk gedigitaliseerde administratieve processen. In 2017 is een beperkt aantal e-HRM modules opgeleverd en is gestart met de voorbereiding van een aanbesteding voor e-HRM over de volle breedte. Tevens is een personeelsdashboard opgeleverd om te voorzien in de behoefte aan managementinformatie.

2.6. Sociaal werkgeverschap
De gemeente wil groeien naar ‘inclusief werkgeverschap’, als integraal onderdeel van het personeelsbeleid. Onze concrete ambitie in de begroting was dat de gemeente eind 2017 ten minste twee garantiebanen had gecreëerd vanuit de Wet banenafspraak en als stap op weg naar tien plaatsingen van werkzoekenden vanuit het doelgroepenregister in 2025. In 2017 is het gelukt om vier mensen te plaatsen, in vier verschillende afdelingen van de gemeente.

Hilversum ambieert een financieel gezonde gemeente te zijn, met een transparante, navolgbare en betrouwbare bedrijfsvoering.  De noodzaak om te functioneren als een wendbare organisatie, die slagvaardig en adaptief kan handelen op zich wijzigende omstandigheden, is in 2017 groot gebleken.
De opgave om een wendbare organisatie te creëren en te onderhouden is het afgelopen jaar verder vormgegeven. Dit heeft onder andere tot de volgende resultaten geleid:
Het verbeter- en bewustwordingstraject “Hilversum in control” heeft meer en meer geleid tot een bewustere afweging om interne controlehandelingen uit te voeren, gericht op de ingeschatte risico’s. Er zijn belangrijke stappen gezet in dit traject voor het beleggen van controlehandelingen in de lijn en het optuigen van een toegewijde afdeling Verbijzonderde Interne Controle (VIC) onder aansturing van de concerncontroller. We gebruiken vanaf de zomer 2017 de applicatie Yellowtail voor het in kaart brengen van een gestandaardiseerde workflow van processen en het documenteren van interne controles.

Waar we oorspronkelijk nog uit gingen van 10 processen is er in de aanpak nu sprake van 14 geïnventariseerde processen. De focus heeft in 2017 vooral gelegen op inkoop en aanbesteding, heffen, de 4 processen binnen het sociaal domein en personeel. Deze focus is gebaseerd op de grote financiële stromen die hiermee gemoeid zijn.
Waar de ambitie van de Interne controle voor 2017 was om de nadruk “van gegevensgerichte controle achteraf, naar systeemgerichte controle vooraf” te verleggen is in de praktijk nog vaak gekozen voor een meer gegevensgerichte aanpak. Dit is enerzijds veroorzaakt door het ontbreken van aantoonbare en duidelijk beschreven concrete beheersmaatregelen en anderzijds door de meer stringente eisen binnen de controle aanpak van de externe accountant.

De interne controle in de lijn is daadwerkelijk geïntroduceerd in de procesaanpak met behulp van de applicatie Yellowtail waarbij de proceseigenaren als 1e lijn zelf het bestaan en werking van de Administratieve Organisatie en de getrouwheid van de informatievoorziening toetsen, de 2e lijn (medewerkers kwaliteit, business control) namens en ten behoeve van de proceseigenaren hierover rapporteert en de 3e lijn (VIC/Audit team) aanvullende zekerheid biedt.

Het zogenaamde VIC-team onder aanvoering van de Concerncontroller vormt de 3e lijn van interne controle die de verbijzonderde interne controles in 2017 heeft uitgevoerd, waar nodig aanvullende controles heeft verricht, de richtlijnen voor de IC-in-de-lijn heeft opgesteld en de procesaanpak met Yellowtail bewaakt. Daarnaast heeft dit team in de vorm van een interne management letter gerapporteerd over de voortgang van het traject en gericht aanbevelingen ter verbetering gedaan.

Een aandachtspunt in de afgelopen periode met dit traject en specifiek de vastlegging in Yellowtail lag in het bereiken van overeenstemming over de maatregelen die wij met elkaar in een proces verwachten. Vervolgens moet in de praktijk hierop daadwerkelijk getoetst en actie ondernomen worden. Een risico ligt daarnaast ook in de omvattendheid van de doelstelling* en haalbaarheid binnen de beoogde termijn maar vooral ook de afhankelijkheid van de gehele organisatie (cultuur en ‘tone at the top’) om dit plan te laten slagen. Het traject kan niet slagen zonder een breed draagvlak binnen de gemeente. Bij de capaciteitsplanning voor 2018 moet terdege rekening worden gehouden met wat dit vraagt van de betrokken organisatieonderdelen.

* Het traject dient over enkele jaren uit te monden in een intern oordeel van de VIC over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening (een “in control” verklaring).

Om deze opgave te realiseren en in de nabije toekomst (2019) tot een zogenaamd ICS (‘In Control Statement’) te kunnen komen, wordt het risicomanagement in 2018 op procesniveau verder ingevuld en beoordeeld, vindt meer en meer communicatie plaats tussen betrokken organisatieonderdelen en worden bevindingen en resultaten geborgd en vastgelegd in de applicatie Yellowtail.
Door kennis te nemen van de bevindingen, het overnemen van de relevante aanbevelingen maar bovenal te sturen op de concrete acties geeft de organisatie blijk van de ambitie dat de beleidsdoelstellingen op doelmatige wijze worden gerealiseerd, de externe verantwoording op orde is en dat processen rechtmatig worden uitgevoerd.

Wat betreft informatiebeheer is de balans per eind 2017 dat met name het digitale informatiebeheer in de organisatie nog niet geheel aan de wet voldoet. De uitrol van procesgericht digitaal werken in de organisatie (en digitale vervanging van papieren informatie) met de ‘wasstraten’ stokte in de loop van 2017, maar zal in 2018 een doorstart hebben in de vorm van de ‘wordt-straten’, waarin de noodzakelijke betrokkenheid van de business / het management beter is geborgd. De zaaktypencatalogus in zaaksysteem / Alfresco werd in lijn gebracht met de ZTC2 standaard en voorzien van de bewaarcategorieën van de nieuwe selectielijst. De afwezigheid van de functionaliteit daarin van digitaal vernietigen blijft een knelpunt. Achterstanden in papieren vernietiging werden ingelopen. Het Geordend overzicht bleef net als vorig jaar liggen.
Er is gewerkt aan de 14 meest risicovolle processen maar de invoering van een nieuwe controlesystematiek heeft langer geduurd dan gepland. Ook de kwaliteitsborging van informatie in de processen heeft te weinig aandacht gehad. De wasstraat-methodiek was niet zo effectief als verondersteld, waardoor de beoogde resultaten op kwaliteitsborging, control en informatiebeheer niet zijn behaald. In 2018 wordt gestart met een nieuwe vorm en met meer aandacht voor commitment en een goede link met control. Ook vervanging is een belangrijk onderdeel hierin.

5.1. Inleiding
De gemeente Hilversum werkt met veel waardevolle en privacygevoelige informatie. De medewerkers van de gemeente moeten kunnen beschikken over betrouwbare informatie om de klanten optimaal te kunnen helpen en adviseren. Bovendien moeten burgers, bedrijven, en medewerkers er op kunnen vertrouwen dat hun gegevens in goede handen zijn bij de gemeente. Informatiebeveiliging en dus ook het nemen van allerlei beheersmaatregelen om de risico’s te beperken, wordt daarom steeds belangrijker.

5.2. Europese privacywetgeving
Vanaf 25 mei 2018 treedt nieuwe Europese privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking. Hierin is de verplichting opgenomen dat overheidsinstanties een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) moeten aanstellen. In 2017 hebben wij, samen met de regiopartners, de mogelijkheid onderzocht van de gezamenlijke aanstelling van een FG. Geconstateerd is dat dit, gezien de grote verschillen en het grote aantal verwerkingen, geen haalbare optie is. Om te kunnen voldoen aan de AVG zijn in 2017 een privacybeleid en een privacyreglement opgesteld, en is gestart met het vastleggen van alle verwerkingen van persoonsgegevens in een verwerkingenregister.

5.3. Bewustwordingscampagne
Als onderdeel van de bewustwordingscampagne zijn ook in 2017 weer tests gedaan met phishing e-mails en bezoeken van mystery guests. Ook zijn 6 medewerkers getraind in het geven van een workshop over informatiebeveiliging en is die workshop in één afdeling gegeven. In 2018 wordt die workshop ook in alle andere afdelingen gedaan. Daarnaast wordt nog bekeken hoe dit structureel ingebed kan worden in het inwerkprogramma en hoe vaak dit herhaald moet worden. Omdat de dreigingsvormen zich voortdurend ontwikkelen, is herhaling en actualisering noodzakelijk.

5.4. ENSIA
In 2017 is landelijk de door VNG ontwikkelde Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) methodiek uitgerold. Het project ENSIA is een gezamenlijk project van het ministerie van Binnenlandse Zaken, gemeenten, het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, het ministerie van Infrastructuur & Milieu en de VNG. Het project heeft tot doel het ontwikkelen en implementeren van een zo effectief en efficiënt mogelijk ingericht verantwoordingsstelsel voor informatieveiligheid gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Uitgangspunt is dat aangesloten wordt op de gemeentelijke P&C-cyclus. Hierdoor heeft het gemeentebestuur meer overzicht over de stand van zaken van de informatieveiligheid en kan hier ook beter op sturen.
Als gevolg van de invoering van de ENSIA methodiek zal vanaf 2017 voor de verantwoording over informatiebeveiliging gebruik worden gemaakt van een Collegeverklaring Informatiebeveiliging, waarin het college van B&W aangeeft in welke mate de beheersingsmaatregelen hebben voldaan aan de voor de ENSIA-verantwoording geselecteerde normen. Die collegeverklaring wordt onderworpen aan een audit door een externe IT auditor.

5.5. BIG
Sinds 2015 werken wij aan de geleidelijke implementatie van de zogeheten Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). De BIG bestaat uit diverse beveiligingscontroles en –maatregelen. Zo wordt de beveiliging van informatie op orde gebracht. Een slechte beveiliging van informatie veroorzaakt niet alleen imagoschade, maar kan ook ingrijpende gevolgen hebben voor zowel de burgers als onze eigen bedrijfsvoering. De BIG kent in totaal 303 informatieveiligheidsnormen. In 2017 zijn 12 extra normen geïmplementeerd. In totaal zijn er per ultimo 2017 170 normen gereed.
Jaarlijks wordt opnieuw van alle normen bekeken of ze gerealiseerd zijn om er zeker van de te zijn dat er geen normen ‘omvallen’. Ook zijn er normen die vereisen dat er periodiek activiteiten worden uitgevoerd of documenten worden geactualiseerd. De implementatie van de totale BIG is dus nooit klaar.

5.6. Incidenten en datalekken
Een ‘beveiligingsincident’ is een inbreuk op de beveiliging, waarbij de beschikbaarheid, de integriteit of de vertrouwelijkheid van informatie in gevaar is of kan komen. We spreken van een ‘datalek’ als persoonsgegevens in handen vallen van derden die hier geen toegang toe zouden mogen hebben – of als de mogelijkheid hiertoe, hoe kort ook, aanwezig is geweest. Incidenten worden altijd beoordeeld. Afhankelijk van de urgentie vindt afhandeling meteen plaats, of wordt gekeken of door het treffen van extra maatregelen herhaling kan worden voorkomen. Meldingen van een datalek of een vermoeden daarvan, worden altijd meteen beoordeeld. Ook wordt gekeken of door het treffen van extra maatregelen herhaling kan worden voorkomen.
In 2017 zijn er 289 beveiligingsincidenten geregistreerd. De overgrote meerderheid daarvan betrof een melding door medewerkers van spam of phishing e-mail. Daarnaast waren er enkele meldingen van een gedetecteerd computervirus en storingen in het anti virussysteem.
In 2017 zijn er 15 meldingen ontvangen van het vermoeden van een beveiligingsincident/datalek. Alle meldingen zijn onderzocht. In 5 gevallen bleek sprake van een datalek en zijn deze gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en passende maatregelen getroffen.

5.7. Focus in de toekomst
In 2018 zullen onze acties op het gebied van informatiebeveiliging en privacy zich met name blijven richten op:

• Bewustwording : De mens is en blijft de zwakste schakel in de informatiebeveiliging. Daarom zal er structureel aandacht worden geschonken aan het vergroten van het risicobewustzijn van de medewerkers.
• Ontwikkeling : De komende jaren zetten wij in op het optimaliseren van de informatieveiligheid en privacy door de verdere implementatie van de BIG maatregelen. Er worden maatregelen genomen ter bevordering van o.a. de fysieke- en technische toegangsbeveiliging, personele beveiliging en incidentenbeheer. Zo blijven wij aansluiten op de veranderende wetgeving (o.a. Algemene Verordening Gegevensbescherming per 25 mei 2018 (AVG)) op het gebied van persoonsgegevens, informatiebeveiliging en privacy.

In de begroting 2017 hebben we maatregelen aangekondigd om de continuïteit van de bedrijfsvoering te verbeteren. Deze maatregelen hebben we vrijwel allemaal uitgevoerd. De kwaliteit van de serverruimte in het raadhuis is onderzocht en, naar aanleiding van de resultaten, verhoogd. Er zijn verbeteringen aangebracht in de stroomvoorziening (aarding en aansluiting) en aan de inrichting van de ruimte (nieuwe serverracks). Ook is een nieuw waterdetectie- en temperatuurcontrolesysteem geïnstalleerd.

In het raadhuis hebben we bovendien nieuwe netwerkbekabeling laten aanleggen. Ten behoeve hiervan zijn nieuwe patchruimten (kabelknooppunten) gemaakt, voorzien van alle noodzakelijke faciliteiten. Toekomstbestendigheid was hierbij het belangrijkste criterium. Om de kwaliteit te borgen is het totale netwerk conform de geldende normen geïmplementeerd en de bekabeling is gecertificeerd.

De aangekondigde overgang naar Office 2016, Windows 10 en Windows Server 2016 hebben we uitgesteld naar 2018. Onze primaire applicaties zijn namelijk ongeschikt gebleken voor deze systemen. Deze moeten dus eerst worden ge-upgrade of vervangen.
In het kader van het meerjarige verbeterplan voor informatiebeheer en informatieveiligheid (zie voor doe onderwerpen ook 4.5.4 en 4.5.5 hierboven) hebben we projecten uitgevoerd om onze data nog beter te beschermen. Zo is er een nieuwe back-up-omgeving gemaakt, en zijn er nieuwe firewalls in gebruik genomen.

De aangekondigde verkenning van de mogelijkheden van samenwerking met regiogemeenten heeft plaats gevonden. Dit heeft geleid tot samenwerking met de gemeente Gooise Meren. Zo hebben we afgesproken dat er voortaan één ICT-servicedesk is voor de beide organisaties. Daarnaast zijn we begonnen met de aanleg van een redundante dataverbinding tussen Hilversum en Gooise Meren, zodat we van we op het datacenter van Gooise Meren kunnen terugvallen als het onze onverhoopt uitvalt, en andersom.

Tot slot hebben we twee verbeteringen doorgevoerd die niet in de begroting 2017 zijn genoemd.
Ten eerste hebben we de werkplekken van de medewerkers van de gemeente verbeterd. Een normale multimedia ervaring (bijvoorbeeld het vloeiend afspelen van HD-films) is nu op elke werkplek mogelijk. De werkplekken van de gemeente zijn nu mediaproof, zoals je mag verwachten in de Media Stad. Autocad-tekenaren kunnen straks overal werkplek-onafhankelijk werken. Daarmee lopen we in Nederland voor.
Ten tweede zijn in het ICT-team instrumenten in gebruik genomen om het technische beheer efficiënter en effectiever uit te kunnen voeren en de dienstverlening aan de rest van de organisatie beter te preventief monitoren en te beheersen. We zien een mogelijke storing aankomen en we verhelpen deze voordat het echt een verstoring wordt. Hierdoor is het aantal incidenten op de werkplek verminderd.

Toelichting
De tabel confronteert het aantal in de begroting 2017 geraamde fte’s met de daadwerkelijke personele bezetting per ultimo 2017.
In de ambtelijke organisatie is de werkelijke bezetting per saldo 9 meer dan geraamd (ref. 1). Dit wordt veroorzaakt door een samenstel van factoren. (a) In twee afdelingen – Publiekszaken en Openbare Ruimte – is de bezetting lager dan geraamd, doordat vacatures oningevuld zijn gebleven (totaal 17 fte). (b) In de raming zat 5 fte ten behoeve van het creëren van een flexibele schil, onder de directie. Dit idee bleek niet levensvatbaar; de fte’s zijn niet ingevuld. (c) De raming bevatte ook 5 fte voor Beleid en Ontwikkeling, ten behoeve van ‘nieuwe plannen’. Deze fte’s zijn ingevuld. (d) De belangrijkste factor is het project WINST van het Sociaal Plein. Het extra personeelsbudget ten behoeve van dit project is deels aangewend voor de uitbreiding van het vaste personeel (26 fte; zie ook onder 3.2) en deels voor ingehuurd personeel (zie onder 3.3).
De uitbreiding bij de griffie (ref. 2) komt voort uit een onderzoek, waarbij onder meer is gekeken hoeveel menskracht de griffie nodig heeft om haar werk goed te doen. De uitbreiding is geaccordeerd door het presidium.
De afname bij de bestuursorganen (ref. 3) is het gevolg van het aftreden van één der wethouders, waarna de overige wethouders hebben besloten geen vervanger te zoeken, maar de vrijkomende taken onderling te verdelen.

                    bedragen x € 1.000

Toelichting
De tabel confronteert de budgetten voor de kosten van vast personeel volgens de ‘definitieve aangepaste begroting’ – dat is de begroting met alle door de raad besloten begrotingswijzigingen er in verwerkt – met de werkelijk gemaakte kosten.
De regel ‘Ambtelijke organisatie’ (ref. 1) geeft een samenvatting van de zogeheten ‘hulpkostenplaats’ voor de vaste personeelskosten van het ambtelijk apparaat. Hier worden de kosten van het vaste ambtelijke personeel (salarissen, sociale lasten en bijkomende kosten) gebudgetteerd en geboekt. Het BBV vereist dat al die kosten uiteindelijk worden verantwoord op de taakvelden. Aan het eind van het jaar staan er dan ook feitelijk geen kosten meer op hulpkostenplaats; alle kosten zijn via een verdeelsleutel naar de juiste taakvelden doorgeboekt. Als gevolg hiervan kan de verklaring van het totale jaarresultaat van de gemeente deels liggen in het (doorgeboekte) saldo van de hulpkostenplaats. Voor het jaar 2017 is dit het geval. Daarom wordt bij de verklaring van het jaarresultaat in de programmaverantwoording voor een aantal verschillen verwezen naar de paragraaf bedrijfsvoering.
De verklaring voor de overschrijding van € 2,3 miljoen op het budget voor de kosten van het ambtelijke apparaat (ref. 1) heeft twee lagen. Wanneer we alleen kijken naar 2017 (confrontatie kosten 2017 met budgetten 2017; ‘synchrone analyse’), en we gaan er van uit dat de personeelsbegroting in beginsel bedoeld is voor de kosten van het personeel dat in dienst is, dan wordt de overschrijding in hoofdzaak veroorzaakt door beëindigingsovereenkomsten (5 ton), en extra personele inzet (vast personeel boven formatie alsmede ingehuurd personeel) bij Beleid & Ontwikkeling (buurtcoördinatoren, openbare orde & veiligheid, onderwijs & cultuur, planologie), Interne Dienstverlening (extra handen nodig door tegenvallende voortgang van de digitalisering) en Publiekszaken (uitbreiding bij vergunningverlening). Bij het Sociaal Plein is in het kader van het project WINST het vaste personeel sterk uitgebreid (zie 4.5.7), maar doordat de raad hiervoor extra middelen beschikbaar heeft gesteld, heeft dit niet tot een significant tekort geleid.
Er is echter een diepere verklaring als we vergelijken tussen verschillende jaren (‘diachrone analyse’). In 2015 hadden we op de personeelskosten nog zo’n € 2 miljoen ruimte voor extra personele inzet en andere extra kosten (zoals beëindigingsovereenkomsten). Deze ruimte was ook het uitgangspunt bij de vaststelling van de 10% inhuurnorm in april 2015; de helft van de daartoe benodigde budgettaire ruimte (5% van de loonsom, overeenkomend met ca € 2 miljoen) zou op de hulpkostenplaats te vinden zijn en de andere helft (eveneens 5%) zou elders gevonden moeten worden. De ruimte werd veroorzaakt door het verschil tussen toegestane formatie en feitelijke bezetting (‘vacatureruimte’). Als we alleen salarissen zouden betalen, zouden we 2 miljoen overhouden. Sinds 2015 is echter door een aantal ontwikkelingen (Slank & Hoogwaardig, invulling vacatures, HR21) de ruimte in de personeelsbegroting verkleind van circa € 2 naar circa € 1 miljoen. Dat betekent dat we nu veel sneller een overschrijding op de hulpkostenplaats hebben dan enkele jaren geleden. In 2017 hadden we uiteindelijk circa € 850.000 aan ‘vacatureruimte’ (excl. WINST). Daarbij hadden we een begrote inhuur van eveneens ca € 850.000 (excl WINST). Dat is een totale ruimte van € 1,7 miljoen. We hebben 5 ton aan beëindigingsovereenkomsten betaald en van de totaal € 5,5 miljoen aan inhuurkosten (excl. inhuur in het kader van WINST; zie 4.5.9) hebben we € 3,5 miljoen ten laste van de hulpkostenplaats gebracht. Dit brengt ons op een overschrijding van € 2,3 miljoen.
Zoals besproken bij de kadernota 2017, matchen de bestuurlijke ambities en de personele formatie nog niet met elkaar. Daarom is begonnen met het maken van afdelings- en teamplannen. Dit is een noodzakelijke stap om tot een betere capaciteitsplanning en een realistischer personeelsbegroting te komen.
De overschrijding van € 90.000 bij de bestuursorganen (ref. 3) wordt veroorzaakt door niet geraamde wachtgelden als gevolg van het aftreden van twee wethouders. Overigens is er op het totale budget voor het college (dat zowel personeelsbudget als andere budgetten bevat en daarom hier niet zichtbaar is) geen overschrijding.

bedragen x € 1.000

Toelichting
De tabel geeft weer hoe veel er is uitgegeven aan ingehuurd personeel, in absolute termen (bedragen in duizenden euro’s) en als percentage van de kosten van vast personeel (begrotingsbasis), gesplitst naar de reden van inhuur.
Aan inhuur om bedrijfsvoeringredenen en inhuur ten behoeve van collegewensen (ref. 1) hebben we in totaal € 4,5 miljoen uitgegeven. Dat is 11% van de begrote kosten van vast personeel en daarmee 1 procentpunt meer dan de richtlijn van 10% die het college hanteert sinds de ‘motie inhuur’ van juni 2014. Mede door het afremmen van de inhuur in de laatste maanden van 2017 zijn de kosten € 1,2 miljoen lager uitgevallen dan we in september verwachtten (zie de wethoudersbrief van de heer Voorink van 28 september 2017). Het sturen op de inhuur is verder geprofessionaliseerd door de samenwerking met Flextender. De beschrijving en de duur van de opdracht worden hierdoor verduidelijkt. Middels Flextender wordt bovendien bevorderd dat de 'inkoop' van ingehuurd personeel op rechtmatige wijze geschiedt.
In het kader van het project WINST is er voor € 3,9 miljoen ingehuurd (ref. 2). Door de begrotingswijziging die met het raadsvoorstel gepaard ging, is hiervoor voldoende budgettaire dekking. Benadrukt moet worden dat deze inhuur van voorbijgaande aard is; het gaat om het tijdelijk invullen van vacatures, zolang de werving van vast personeel nog gaande is. Wij verwachten dan ook dat de hoeveelheid inhuur op het Sociaal Plein in 2018 een stuk lager zal zijn dan in 2017.
Zoals elk jaar hebben we ook in 2017 personeel ingehuurd ten behoeve van werk dat onze gemeente uitvoert voor andere organisaties (ref. 3). Voorbeelden zijn de deelname aan de Metropoolregio Amsterdam, de planvorming voor de herontwikkeling van het Philipsterrein en werkzaamheden in het kader van HOV in ’t Gooi. De kosten brengen we in rekening bij de betreffende organisaties.
De totale inhuurkosten bedragen in 2017 € 9,5 miljoen. Dat komt overeen met 22%, dus ruim één vijfde van de begrote kosten van vast personeel (ref. 4). Deze getallen illustreren nog eens de enorme inspanning die het apparaat van de gemeente Hilversum in 2017 heeft geleverd.